Datenschutzerklärung

1. Verantwortliche

Für die Verarbeitung im Rahmen der Mandate von Unternehmen und für diese Website ist verantwortlich: upscale Rechtsanwaltsgesellschaft mbH, Adlerstraße 12, 76133 Karlsruhe, E-Mail: kontakt@synallo.de.

Für die Verarbeitung der Registrierungs- und Vertragsdaten von Kanzleien ist verantwortlich: CEO Solutions GmbH, Hermann-Hollerith-Straße 1, 68163 Mannheim, E-Mail: kontakt@synallo.de. Nach Übernahme eines Mandats ist die jeweilige Kanzlei für die Mandatsdaten selbst verantwortlich.

Datenschutzbeauftragter der upscale Rechtsanwaltsgesellschaft mbH und der CEO Solutions GmbH: [wird ergänzt]

2. Welche Daten wir verarbeiten und warum

Konto- und Vertragsdaten (Unternehmen, Nutzer, Rollen; bei Kanzleien Zulassungsangaben): zur Durchführung des Vertrags, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Speicherdauer: Laufzeit des Kontos, danach gesetzliche Aufbewahrungsfristen.

Akten- und Inhaltsdaten (Aktenzeichen, Rechtsgebiet, Gegenseite, Gegenstand, Streitwert, Frist, hochgeladene Dokumente, daraus gelesener Text, Vermerke, Entwürfe): zur Erbringung der anwaltlichen Leistung, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Enthalten Akten Daten Dritter (etwa der Gegenseite oder von Beschäftigten), verarbeiten wir diese zur Wahrnehmung der rechtlichen Interessen unseres Mandanten, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, besondere Kategorien nach Art. 9 Abs. 2 lit. f DSGVO. Speicherdauer: Laufzeit der Akte; die Handakte bewahren wir sechs Jahre nach Ende des Mandats auf (§ 50 BRAO).

Chatverlauf mit der Synallo-KI: zur Beantwortung Ihrer Anfragen, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Der Chatverlauf ist nicht Teil der Akte und wird keiner Kanzlei übergeben, soweit Sie ihn nicht freigeben. Speicherdauer: Laufzeit der Akte. Anfrage, Unterlagen und KI-Antwort jedes Mandats bewahren wir unabhängig davon als Handakte sechs Jahre nach Ende des Mandats auf (§ 50 BRAO).

Zustimmungsnachweise (Fassung und Wortlaut des jeweiligen Rechtstexts, Sprache, Zeitpunkt): zum Nachweis, Art. 6 Abs. 1 lit. c und f DSGVO, Art. 7 Abs. 1 DSGVO. Speicherdauer: Laufzeit des Kundenverhältnisses und Verjährungsfrist.

Protokolle (Handlungen im Produkt, KI-Nutzung nach Modell, Anbieter, Region, Menge und Kosten – ohne Inhalte): zur Sicherheit, Abrechnung und Nachvollziehbarkeit, Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO. Speicherdauer: 400 Tage.

Sitzungs- und Einladungsdaten: zum technischen Betrieb, Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO. Speicherdauer: 30 bzw. 60 Tage.

Server-Logdaten beim Besuch der Website (IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite, Browser): zur Auslieferung und Absicherung der Website, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Speicherdauer: höchstens 7 Tage.

Kontaktanfragen (Name, E-Mail-Adresse, wahlweise Unternehmen und Nachricht, über das Kontaktformular oder per E-Mail): zur Beantwortung Ihrer Anfrage, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn es um einen Vertrag geht, sonst lit. f. Die Nachricht geht an unser E-Mail-Postfach; in der Datenbank vermerken wir nur, dass eine Anfrage einging, ohne Namen, Adresse oder Text. Speicherdauer: bis die Anfrage erledigt ist, danach gesetzliche Aufbewahrungsfristen.

Prompts und Antworten werden nicht in Protokollen gespeichert. Ihre Inhalte werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet.

3. Einsatz künstlicher Intelligenz

Synallo beantwortet Anfragen mit Hilfe von KI-Modellen (Anthropic Claude). Die Verarbeitung erfolgt serverseitig in der Synallo-Umgebung. Die Modellanbieter erhalten den Inhalt einer Anfrage nur zur Beantwortung, speichern ihn nicht darüber hinaus und verwenden ihn nicht zum Training. Eine automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung gegenüber Ihnen im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt; die KI-Antwort ist eine Beratungsleistung, über deren Verwendung Sie selbst entscheiden.

4. Empfänger und Auftragsverarbeiter

• CEO Solutions GmbH, Mannheim – Betrieb der Plattform (Auftragsverarbeiterin, zur Verschwiegenheit nach § 43e BRAO verpflichtet);
• getXdone GmbH, Karlsruhe – Entwicklung und technischer Betrieb der Plattform im Auftrag der CEO Solutions GmbH (Unterauftragsverarbeiterin, zur Verschwiegenheit nach § 43e BRAO verpflichtet);
• Hetzner Online GmbH, Gunzenhausen – Hosting (Rechenzentrum Falkenstein) und Versand von E-Mail-Benachrichtigungen; alle Daten liegen in Deutschland;
• OpenRouter, Inc., New York (USA) – Vermittlung der KI-Anfragen über die EU-Adresse; Ihre Inhalte werden nur in der EU entschlüsselt und verarbeitet;
• Amazon Web Services (Amazon Bedrock) und Google (Vertex AI), eingesetzt durch OpenRouter – Ausführung der KI-Modelle Claude (Anthropic) in Rechenzentren in der EU; Ihre Eingaben und die Ergebnisse werden nicht gespeichert, nicht zum Training verwendet und nicht an Anthropic weitergegeben;
• Let's Encrypt (ISRG, USA) – Ausstellung von TLS-Zertifikaten, nur Hostnamen.

Übergeben Sie eine Akte an eine Kanzlei, erhält diese zunächst die Eckdaten und nach Mandatsannahme den Akteninhalt. Die Kanzlei ist dann eigene Verantwortliche.

5. Übermittlung in Drittländer

Die Inhalte Ihrer Akten werden in Deutschland gespeichert und in der EU verarbeitet. OpenRouter ist ein US-Unternehmen, AWS und Google gehören zu US-Konzernen. Die Inhalte Ihrer Anfragen werden jedoch nur in der EU entschlüsselt und verarbeitet. Soweit technische Metadaten ohne Inhalte (etwa Zeitpunkt, Modell, Umfang) in die USA übermittelt werden, gelten die Standardvertragsklauseln der Anbieter. Grundlage der Übermittlungen sind die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO); eine Kopie erhalten Sie auf Anfrage.

6. Cookies

Wir setzen nur technisch notwendige Cookies ein, die für die Anmeldung und die Sicherheit der Sitzung erforderlich sind (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Tracking- oder Marketing-Cookies setzen wir nicht ein.

7. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21). Einwilligungen können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Das Auskunftsrecht kann eingeschränkt sein, soweit Daten dem Berufsgeheimnis unterliegen (§ 29 Abs. 1 BDSG).

Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere beim Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Lautenschlagerstraße 20, 70173 Stuttgart.

8. Pflicht zur Bereitstellung

Ohne Kontodaten ist die Nutzung von Synallo nicht möglich. Ohne Angaben zum Sachverhalt kann die KI-Prüfung nicht erfolgen.

9. Stand

Diese Datenschutzerklärung hat den Stand 1. Oktober 2026. Wir passen sie an, wenn sich die Verarbeitung ändert.