Allgemeine Mandats- und Nutzungsbedingungen Synallo

§ 1 Anbieterin, Geltungsbereich

(1) Anbieterin von Synallo ist die upscale Rechtsanwaltsgesellschaft mbH, Adlerstraße 12, 76133 Karlsruhe, eingetragen im Handelsregister des Amtsgerichts Mannheim unter HRB 755045, vertreten durch den Geschäftsführer Rechtsanwalt Julian Akich (nachfolgend „upscale“ oder „wir“). upscale ist eine bei der Rechtsanwaltskammer Karlsruhe zugelassene Berufsausübungsgesellschaft.

(2) Diese Bedingungen gelten für alle Verträge, die ein Unternehmen (nachfolgend „Mandant“) über Synallo mit upscale schließt. Sie regeln sowohl die Nutzung der Plattform als auch das Mandatsverhältnis, das durch jede Anfrage an die Synallo-KI zustande kommt.

(3) Synallo steht ausschließlich Unternehmern im Sinne des § 14 BGB, juristischen Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtlichen Sondervermögen offen. Mit der Registrierung bestätigt der Mandant, in Ausübung seiner gewerblichen oder selbständigen beruflichen Tätigkeit zu handeln. Verbraucher sind von der Nutzung ausgeschlossen.

(4) Abweichende Bedingungen des Mandanten gelten nicht, auch wenn upscale ihnen nicht ausdrücklich widerspricht.

§ 2 Gegenstand des Mandats: automatisierte KI-Prüfung

Der Mandant beauftragt upscale mit einer automatisierten, KI-gestützten Prüfung des von ihm geschilderten Sachverhalts. Die Antwort wird von einem KI-System erzeugt. Kein Rechtsanwalt liest sie vor der Ausgabe im Einzelfall durch.

(1) Gegenstand jedes Einzelmandats ist die rechtliche Prüfung des Sachverhalts, den der Mandant in Synallo schildert oder durch hochgeladene Unterlagen vorlegt, durch das KI-System von upscale. Dazu gehören je nach Anfrage eine rechtliche Einordnung, eine Handlungsempfehlung sowie Entwürfe von Schreiben, Verträgen oder Stellungnahmen (nachfolgend zusammen „KI-Antwort“).

(2) Die KI-Antwort beruht ausschließlich auf den Angaben und Unterlagen, die der Mandant in der jeweiligen Akte bereitstellt. upscale ermittelt den Sachverhalt nicht selbst, stellt keine Rückfragen außerhalb des Dialogs mit der KI und prüft die Angaben des Mandanten nicht auf Richtigkeit oder Vollständigkeit.

(3) Nicht Gegenstand des Mandats sind insbesondere:

• die Durchsicht der KI-Antwort durch einen Rechtsanwalt im Einzelfall;
• die Vertretung des Mandanten gegenüber Dritten, Behörden oder Gerichten, einschließlich der Abgabe oder des Empfangs von Erklärungen in seinem Namen;
• die Überwachung von Fristen und Terminen (§ 5);
• die Beratung in ausländischem Recht;
• eine laufende Betreuung oder Nachverfolgung der Angelegenheit nach Ausgabe der KI-Antwort.

(4) Jede Anfrage in einer Akte begründet ein eigenes Mandat mit dem in Absatz 1 beschriebenen Umfang. Das Mandat ist mit Ausgabe der KI-Antwort erledigt. Folgefragen in derselben Akte begründen jeweils ein neues Mandat gleichen Umfangs.

(5) upscale setzt für die Erstellung der KI-Antworten Prüfschemata, Vorlagen und Arbeitsanweisungen („Skills“) ein, die von Rechtsanwälten erstellt, freigegeben und laufend überprüft werden. upscale kontrolliert die Qualität der KI-Antworten zusätzlich stichprobenartig. Ein Anspruch des Mandanten auf eine Durchsicht seiner KI-Antwort ergibt sich daraus nicht.

(6) Vor jeder neuen Akte gibt der Mandant die Gegenseite und weitere Beteiligte an, soweit vorhanden. upscale prüft automatisiert, ob eine Interessenkollision besteht (§ 43a Abs. 4 BRAO, § 3 BORA). Besteht eine Kollision oder kann sie nicht ausgeschlossen werden, kommt kein Mandat zustande. Synallo teilt dies ohne Angabe von Gründen mit, und für die Anfrage wird kein Kontingent verbraucht.

§ 3 Hinweis auf Fehler und Empfehlung weiterer Prüfung

KI-Systeme können Fehler machen. Eine KI-Antwort kann unvollständig oder unzutreffend sein, eine veraltete Rechtslage wiedergeben, Rechtsprechung oder Fundstellen falsch zitieren oder die Angaben des Mandanten missverstehen. Wir raten dem Mandanten eindringlich, jede KI-Antwort vor einer Entscheidung oder Maßnahme von wirtschaftlicher Bedeutung, vor jeder Erklärung gegenüber Dritten und in jeder fristgebundenen Angelegenheit einem Rechtsanwalt oder, in steuerlichen Fragen, einem Steuerberater zur Prüfung vorzulegen.

(1) Der Mandant nimmt zur Kenntnis, dass die KI-Antwort eine automatisiert erstellte Ersteinschätzung ist und die individuelle Prüfung durch einen Rechtsanwalt nicht vollständig ersetzen kann. Er entscheidet eigenverantwortlich, ob und in welcher Weise er die KI-Antwort verwendet.

(2) Eine zusätzliche anwaltliche Prüfung kann der Mandant jederzeit über die Funktion „An Kanzlei übergeben“ (§ 8) oder außerhalb von Synallo bei einem Rechtsanwalt oder Steuerberater seiner Wahl veranlassen.

(3) Befolgt der Mandant die Empfehlung nach Absatz 1 in einer Angelegenheit von erheblicher wirtschaftlicher Bedeutung nicht, kann ihm dies im Schadensfall als Mitverschulden (§ 254 BGB) entgegengehalten werden.

(4) Hinweise nach Absatz 1 werden zusätzlich unter jeder KI-Antwort angezeigt. Erkennt das KI-System Anhaltspunkte für eine Frist, einen hohen Streitwert, eine strafrechtliche Relevanz oder eine sonstige besondere Gefahrenlage, weist es gesondert und hervorgehoben darauf hin.

§ 4 Mitwirkung des Mandanten

(1) Der Mandant schildert den Sachverhalt wahrheitsgemäß, vollständig und verständlich und stellt alle Unterlagen bereit, die für die Beurteilung erkennbar erheblich sind. Unvollständige oder unrichtige Angaben gehen zu seinen Lasten.

(2) Der Mandant prüft die KI-Antwort vor ihrer Verwendung darauf, ob sie seinen Sachverhalt zutreffend wiedergibt. Stellt er Abweichungen fest, teilt er dies in der Akte mit.

(3) Entwürfe, die Synallo erstellt, macht sich der Mandant erst durch eigene Entscheidung zu eigen. Er prüft sie vor Versand oder Unterzeichnung auf Richtigkeit der Tatsachenangaben, Namen, Beträge und Daten.

§ 5 Fristen

Synallo überwacht keine Fristen. Erkennt das KI-System in einem Dokument eine Frist, zeigt es diese an. Die Anzeige ist ein Hinweis, keine Fristenkontrolle. Die Verantwortung für die Einhaltung aller Fristen liegt allein beim Mandanten.

(1) upscale führt für den Mandanten keinen Fristenkalender, keine Wiedervorlage und keine Erinnerung. Die Anzeige einer erkannten Frist kann unzutreffend oder unvollständig sein; insbesondere kann das KI-System Zustellungsdaten, Feiertage und den Fristbeginn nicht verlässlich ermitteln.

(2) Bei laufenden oder drohenden Fristen soll der Mandant die Angelegenheit unverzüglich einem Rechtsanwalt übergeben (§ 8).

§ 6 Registrierung, Zugänge, Nutzer

(1) Der Vertrag über die Nutzung der Plattform kommt mit Abschluss der Registrierung und der Bestätigung durch upscale zustande. Das Mandat nach § 2 kommt mit jeder Anfrage an die Synallo-KI zustande.

(2) Der Mandant kann Beschäftigten Zugänge einrichten („Nutzer“). Erklärungen und Anfragen seiner Nutzer werden dem Mandanten zugerechnet. Mandant im Sinne dieser Bedingungen ist stets das Unternehmen, nicht der einzelne Nutzer.

(3) Synallo darf nur für Angelegenheiten des Unternehmens genutzt werden. Die Nutzung für private Angelegenheiten der Nutzer ist unzulässig. Der Mandant weist seine Nutzer darauf hin.

(4) Akten, Chatverläufe und Ergebnisse gehören zum Mandatsverhältnis mit dem Unternehmen. Der Mandant kann durch seine Administratoren auf alle Akten und Chatverläufe seiner Nutzer zugreifen. Der Mandant ist dafür verantwortlich, seine Nutzer hierüber zu informieren und etwaige Mitbestimmungsrechte seines Betriebsrats zu wahren.

(5) Zugangsdaten sind geheim zu halten. Besteht Anlass zu der Annahme, dass Unbefugte Kenntnis erlangt haben, ist upscale unverzüglich zu informieren.

§ 7 Akten, Chatverlauf und Ablage

(1) Der Mandant führt seine Angelegenheiten in Synallo als Akten. In die Akte gelangen nur Dokumente, die er hochlädt, und Ergebnisse, die er ausdrücklich in der Akte ablegt.

(2) Der Chatverlauf mit der Synallo-KI ist nicht Bestandteil der Akte. Er wird einer Kanzlei bei Übergabe der Akte (§ 8) nicht zugänglich gemacht, es sei denn, der Mandant legt einzelne Inhalte ausdrücklich in der Akte ab oder gibt sie gesondert frei.

(3) Aus Scans gelesener Text wird als maschinell gelesen gekennzeichnet. Der Mandant prüft ihn auf Lesefehler, soweit es auf den genauen Wortlaut ankommt.

(4) Unabhängig von der Akte und vom sichtbaren Chatverlauf bewahrt upscale zu jedem Mandat die Anfrage, die bereitgestellten Unterlagen, die KI-Antwort sowie die Version von Modell und Skill als Handakte auf (§ 50 BRAO). Die Aufbewahrung dauert sechs Jahre ab Ende des Mandats. Die Handakte ist dem Zugriff der Nutzer entzogen. Löscht der Mandant einen Chatverlauf oder läuft dessen Speicherfrist ab, bleibt die Handakte davon unberührt.

(5) An den KI-Antworten und Entwürfen räumt upscale dem Mandanten, soweit daran Rechte bestehen, ein einfaches, zeitlich unbeschränktes Recht ein, sie für eigene Zwecke zu nutzen und zu bearbeiten. Für hochgeladene Unterlagen steht der Mandant dafür ein, dass er zur Weitergabe an upscale berechtigt ist.

§ 8 Übergabe an eine Kanzlei

(1) Der Mandant kann jede Akte über die Funktion „An Kanzlei übergeben“ den bei Synallo zugelassenen Kanzleien anbieten. Vor der Übergabe sieht eine Kanzlei ausschließlich die Eckdaten der Akte, die sie für die Kollisionsprüfung benötigt. Dokumente, Vermerke und Schriftverkehr werden erst nach Annahme freigegeben.

(2) Der Mandant entscheidet frei, ob und an welche Kanzlei er eine Akte übergibt. upscale gibt keine Empfehlung für eine bestimmte Kanzlei ab. Die Reihenfolge der Anzeige hängt nicht von Zahlungen der Kanzleien ab.

(3) Das Mandat mit der übernehmenden Kanzlei kommt unmittelbar zwischen dem Mandanten und dieser Kanzlei zustande, zu deren Bedingungen und Vergütung. upscale wird nicht Partei dieses Mandats, haftet nicht für die Leistungen der übernehmenden Kanzlei und nimmt keine Zahlungen für sie entgegen. Angezeigte Gegenstandswerte und Gebührenschätzungen sind unverbindlich, bis die Kanzlei sie bestätigt.

(4) Für die Übergabe gibt der Mandant die Freigabe- und Entbindungserklärung nach Teil C ab. Mit Annahme durch die Kanzlei endet die Tätigkeit von upscale in dieser Angelegenheit.

(5) Ab der ausdrücklichen Bestätigung der Übernahme durch die Kanzlei im Produkt liegen die Verantwortung für die weitere Bearbeitung einschließlich aller Fristen und die Haftung für die Prüfung der bisherigen Ausarbeitung bei der übernehmenden Kanzlei.

§ 9 Vergütung

Die Vergütung ergibt sich aus der gesondert abgeschlossenen Vergütungsvereinbarung (Teil B) und dem Tarif, den der Mandant in Synallo bucht. Tarife, Preise und Kontingente werden ausschließlich in der Webanwendung angezeigt und gebucht.

§ 10 Verschwiegenheit, Datenschutz, KI-Transparenz

(1) upscale und alle für upscale tätigen Personen sind zur Verschwiegenheit nach § 43a Abs. 2 BRAO verpflichtet. Dienstleister, die upscale für den Betrieb von Synallo einsetzt, sind nach § 43e BRAO in Textform zur Verschwiegenheit verpflichtet und haben ihrerseits von ihnen eingesetzte Personen entsprechend zu verpflichten.

(2) Der Mandant ist damit einverstanden, dass upscale zur Erbringung der Leistungen die in der Datenschutzerklärung benannten Dienstleister einsetzt, insbesondere die CEO Solutions GmbH (Betrieb der Plattform), die getXdone GmbH (Entwicklung und technischer Betrieb im Auftrag der CEO Solutions GmbH), die Hetzner Online GmbH (Hosting in Deutschland) sowie für die Modellverarbeitung die OpenRouter, Inc. über ihre EU-Adresse, über die die KI-Modelle Claude des Herstellers Anthropic bei Amazon Web Services (Amazon Bedrock) oder Google (Vertex AI) in Rechenzentren in der Europäischen Union ausgeführt werden. Die Inhalte der Akten werden in Deutschland gespeichert; die Modellverarbeitung erfolgt in der Europäischen Union. Inhalte werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet und weder von diesen Dienstleistern noch vom Modellhersteller über die Beantwortung hinaus gespeichert; der Modellhersteller erhält keinen Zugriff auf die Inhalte.

(3) Die Verarbeitung personenbezogener Daten richtet sich nach der Datenschutzerklärung von upscale. upscale verarbeitet die Mandatsdaten als eigener Verantwortlicher im Rahmen des Mandats.

(4) Synallo ist ein KI-System im Sinne der Verordnung (EU) 2024/1689. Der Mandant wird bei jeder Interaktion darauf hingewiesen, dass er mit einem KI-System kommuniziert und die Antwort maschinell erzeugt wird.

(5) Gibt der Mandant Inhalte in ein eigenes KI-System (etwa ein eigenes Claude-Konto) ein, das er mit Synallo verbindet, verarbeitet dessen Anbieter diese Inhalte nach den Bedingungen des Mandanten mit diesem Anbieter. Hierfür ist upscale nicht verantwortlich.

§ 11 Haftung

Die Haftung von upscale für Schäden aus fahrlässiger Pflichtverletzung im Rahmen eines Mandats nach § 2 ist für Fälle einfacher Fahrlässigkeit auf 4.000.000 EUR (vierfacher Betrag der Mindestversicherungssumme, § 52 Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 BRAO) je Schadensfall begrenzt.

(1) upscale haftet unbeschränkt für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit sowie für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit.

(2) Im Übrigen gilt die Begrenzung nach dem hervorgehobenen Satz oben. Die Begrenzung gilt auch für die Haftung der für upscale tätigen Rechtsanwälte und Mitarbeiter.

(3) Ist im Einzelfall in Textform eine abweichende Haftungsbegrenzung vereinbart (§ 52 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 BRAO), geht diese vor.

(4) Für Schäden, die allein darauf beruhen, dass der Mandant unrichtige oder unvollständige Angaben gemacht oder erhebliche Unterlagen nicht bereitgestellt hat, haftet upscale nicht. Hat der Mandant die KI-Antwort entgegen § 4 Abs. 2 und 3 ungeprüft verwendet oder die Empfehlung nach § 3 nicht befolgt, ist dies bei der Bemessung des Ersatzanspruchs als Mitverschulden zu berücksichtigen (§ 254 BGB).

(5) Für die Verfügbarkeit der Plattform übernimmt upscale keine Gewähr. upscale bemüht sich um eine durchschnittliche Verfügbarkeit von 98 % im Kalendermonat; ausgenommen sind angekündigte Wartungsfenster und Störungen außerhalb des Einflussbereichs von upscale.

(6) Die Verjährung von Ersatzansprüchen richtet sich nach den gesetzlichen Vorschriften.

§ 12 Laufzeit, Kündigung, Export und Löschung

(1) Der Nutzungsvertrag läuft auf unbestimmte Zeit. Beide Parteien können ihn monatlich zum Monatsende in Textform kündigen. Das Recht zur fristlosen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Der Mandant kann einzelne Mandate jederzeit beenden (§ 627 BGB).

(2) Der Mandant kann seine Akten jederzeit über die Exportfunktion herunterladen. Die Durchführung des Exports obliegt dem Mandanten.

(3) Nach Vertragsende ruht das Konto drei Monate. upscale weist den Mandanten bei Vertragsende, nach einem Monat und zwei Wochen vor der Löschung in Textform auf die bevorstehende Löschung hin. Danach werden die Daten gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen. Die Handakte im Sinne des § 50 BRAO bewahrt upscale für die gesetzliche Dauer auf.

§ 13 Änderungen dieser Bedingungen

upscale kann diese Bedingungen mit Wirkung für die Zukunft ändern, soweit dies aus rechtlichen, berufsrechtlichen oder technischen Gründen erforderlich ist und den Mandanten nicht unangemessen benachteiligt. Änderungen werden mindestens sechs Wochen vor Inkrafttreten in Textform mitgeteilt. Widerspricht der Mandant nicht innerhalb dieser Frist, gelten die Änderungen als angenommen; auf diese Folge wird in der Mitteilung hingewiesen. Im Fall des Widerspruchs kann jede Partei den Vertrag zum Inkrafttreten der Änderung kündigen. Änderungen der Leistungsbeschreibung in § 2 und der Vergütung bedürfen der ausdrücklichen Zustimmung.

§ 14 Schlussbestimmungen

(1) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland.

(2) Erfüllungsort und ausschließlicher Gerichtsstand ist Karlsruhe, soweit der Mandant Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist.

(3) Sollten einzelne Bestimmungen unwirksam sein, bleibt die Wirksamkeit der übrigen unberührt.

(4) Zuständige Aufsichtsbehörde ist die Rechtsanwaltskammer Karlsruhe, Reinhold-Frank-Straße 72, 76133 Karlsruhe. Bei Streitigkeiten kann die Schlichtungsstelle der Rechtsanwaltschaft angerufen werden.

Teil C – Freigabe- und Entbindungserklärung

Die Erklärung, die das Unternehmen beim Klick auf „An Kanzlei übergeben“ für die jeweilige Akte abgibt:

Ich gebe für [Name des Unternehmens] die Akte [Aktenzeichen] zur Übernahme durch eine bei Synallo zugelassene Kanzlei frei und erkläre:

(1) Die Eckdaten der Akte (Aktenzeichen, Rechtsgebiet, Gegenseite, ein Satz zum Gegenstand, geschätzter Gegenstandswert, erkannte Frist, Gebührenschätzung) dürfen den zugelassenen Kanzleien zur Kollisionsprüfung angezeigt werden.

(2) Nach Annahme durch eine Kanzlei darf dieser Kanzlei der vollständige Akteninhalt (Dokumente, abgelegte Vermerke und Ergebnisse) zugänglich gemacht werden. Der Chatverlauf wird nicht übergeben, soweit ich ihn nicht gesondert freigebe.

(3) Insoweit entbinde ich die upscale Rechtsanwaltsgesellschaft mbH und die für sie tätigen Personen von der Verschwiegenheitspflicht.

(4) Mir ist bekannt, dass das Mandat erst zustande kommt, wenn ich die Bedingungen der Kanzlei annehme, dass angezeigte Werte bis zur Bestätigung durch die Kanzlei unverbindlich sind und dass ich bis zur Übernahme selbst für alle Fristen verantwortlich bleibe.

(5) Ich kann die Freigabe bis zur Annahme durch eine Kanzlei jederzeit zurückziehen.